Mehr Effizienz im Backoffice - Tipps für Tourismustreibende im Erzgebirge

Ganz gleich ob Restaurant, Freizeit-Angebot, Ferienhaus oder auch Hotel: Wer im Erzgebirge geschäftlich in den Tourismus involviert ist, der weiß, dass es hier in normalen Jahren kaum eine echte Nebensaison gibt, weil die Gäste sommers wie winters anreisen. 

Allerdings ist das ein zweischneidiges Schwert. Gut für die Einnahmen, weniger für die Arbeitsbelastung. Denn wo es praktisch das ganze Jahr über Gäste zu verwöhnen gilt, bleibt oft notgedrungen vieles liegen, was für Geschäftstreibende ebenfalls zum Arbeitsalltag gehört. Und gerade der Umgang mit Papieren und sonstigen Unterlagen und dem PC gehört zu denjenigen Aufgaben, bei denen man vielleicht sogar manchmal froh ist, wenn ein volles Haus einen davon abhält.

So verständlich eine solche Haltung jedoch ist, nützen kann sie nichts. Die Arbeit muss gemacht werden. Allerdings sagt ja niemand, dass man in seinem Hinterzimmer nicht etwas tricksen kann, damit die Sache effizienter von der Hand geht. 

Bildbearbeitungsprogramme effizient nutzen

Wer touristische Angebote offeriert, dem muss es heutzutage stetig gelingen, seine Zielgruppe optisch zu überzeugen. Vorbei sind schließlich die Zeiten der Kataloge. Heutige Tourismustreibende präsentieren ihr Angebot mit großem Eigenleistungsanteil auf der eigenen Website, auf Buchungsportalen und ähnlichen Seiten und jeder weiß, der erste Eindruck zählt!

Dass es dazu nötig ist, durch umfassende Fotos zu überzeugen, liegt auf der Hand. Allerdings zeigt der Blick, dass viele Angebote trotz Gewerblichkeit nicht sonderlich professionell aussehen - selbst wenn der Fotograf aus technischer Sicht alles richtig gemacht hat, was jedoch ebenfalls nicht immer gegeben ist. 

Hier kommt das Thema Bildbearbeitung ins Spiel. Im Gegensatz zu dem, was viele Laien glauben, handelt es sich dabei nicht mehr um Aufgaben, denen nur Grafiker gewachsen sind. Im Gegenteil, typische professionelle und sehr fähige Programme sind so bedienfreundlich geworden, dass sie sich mit Computer- und Fotografie-Grundkenntnissen beherrschen lassen.

Zumal solche Programme Geld kosten können, aber nicht müssen. Hier sei das nicht-kommerzielle Programm GIMP erwähnt. Es ist ähnlich quelloffen lizensiert wie beispielsweise die Wikipedia und darf auch gewerblich genutzt werden. Dieses Tool ist nicht weniger fähig als viele gewerbliche Konkurrenzprodukte - nur eben kostenlos. 

  • Ein nicht ganz stimmiger Kamerawinkel,
  • störende Bildinhalte, die man erst nachträglich entdeckte,
  • Wetter, das nicht ganz mitspielte,
  • Reflexionen sowie andere Belichtungsstörungen,
  • Farben, die am Bildschirm etwas satter sein könnten.

Egal, was es genau ist, mit solchen Programmen können Tourismustreibende ihr Angebot nach nur wenig Einarbeitung ins perfekte Licht rücken - und sich dadurch nicht nur von der Konkurrenz abheben, sondern so manchen Euro für Fotografen sparen. 

Zumal GIMP und seine Alternativen nicht nur Fotos bearbeiten können, sondern vorzüglich für andere grafische Gestaltungen geeignet sind - beispielsweise das Designen eines neuen Restaurantschildes.

Bei Dokumenten konsequent nur noch mit PDFs arbeiten

Ein typisches Phänomen: Man erstellt mit einem herkömmlichen Schreibprogramm beispielsweise einen Flyer oder ein Plakat, um Touristen aufmerksam zu machen. Doch, sobald die Datei an irgendeinem anderen Rechner geöffnet wird, ist trotz gleichem Programm die mühevoll erstellte Formatierung verschoben, haben sich Schriftarten geändert, weil sie im Ziel-Rechner nicht installiert sind oder zeigen sich sonstige Probleme. Alles Dinge, die unnötig Zeit und Geld verschlingen.

Wesentlich einfacher ist es, wenn Tourismustreibende hier eine kategorische Maxime pflegen: 
Wenn es sich um ein Dokument handelt, das digital übertragen wird und in dem bestimmte Formatierungen unbedingt beibehalten werden müssen, dann sollte man grundsätzlich nur mit PDFs arbeiten.

Egal ob Druckdaten, Speisekarten, Formulare oder Begrüßungsschilder: Alles lässt sich auf diese Weise durch Art und Natur des PDF-Formats festgelegt übertragen - obwohl PDFs so eingestellt werden können, dass man sie weiterbearbeiten kann.

Erneut stehen hierhinter verschiedene digitale Werkzeuge, die Lesen und Bearbeiten ermöglichen, teils ebenfalls kostenlos. Abermals muss es nicht zwingend das Standard-Tool sein, das für PDFs üblicherweise genutzt wird - schon, weil dieses in seiner kostenlosen Version kein Bearbeiten eines PDF ermöglicht. 

Alles raus, was aktuell nicht benötigt wird

Unsere Zeiten mögen zwar immer digitaler werden. In vielen Hinterzimmern von Tourismustreibenden merkt man davon jedoch oft notgedrungen nicht sonderlich viel. Es gibt nun einmal Dinge, die sich (noch) besser auf Papier handhaben lassen - und obendrauf liegt ein Stapel Amtsbriefe.

Natürlich weiß wohl jeder Gewerbetreibende, dass es immer das Beste ist, all diese Papiere als wichtig zu behandeln. Speziell dann, wenn es sich um solche mit staatlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen handelt. Und noch natürlicher ist es, wenn diese Unterlagen deshalb sorgsam und mit stringentem System abgeheftet werden.

An diesem Punkt endet jedoch die effiziente Arbeit und beginnt der Weg in unnötige Konfusion. Denn wenn im Büro rings um den Schreibtisch nicht nur sprichwörtlich die Regale mit Aktenordnern "überquellen", dann entsteht ganz rasch eine Abwärtsspirale der Arbeitsleistung. 

Vereinfacht ausgedrückt sorgt jeder unnötige Gegenstand in der eigenen Arbeitsumgebung dafür, dass man sich weniger konzentrieren kann und der Stress steigt. Das gilt selbst dann, wenn man nicht durch reine Unordnung am Arbeiten gehindert wird. 

Was also tun? Nun, hier gibt es zwei Optionen:

  • Verbergen:
    Alle Ordner bleiben zwar im Büro, aber sie werden in Schränke gestellt, die sich mit blickdichten Türen verschließen lassen.
  • Auslagern:
    Alles, was nicht mindestens wöchentlich für die Büroarbeit benötigt wird, wird kategorisch an einen anderen Ort verbracht. Das können sogar Regale im Keller sein, wenn es dort trocken ist. 

Wichtig ist also, dass das Büro in dieser Hinsicht aufgeräumt ist. Nebenbei erleichtert dies viele Suchaufgaben enorm.

Feste Bürozeiten etablieren

Tourismustreibender zu sein bedeutet, dass man nicht nur generell ein Multitalent sein muss, sondern diese Fähigkeit auch an fast jedem Arbeitstag abgefragt wird. Nun ist es verständlich, dass viele dieser Personen Büroarbeit nicht gerade lieben - sonst hätten sie ja vielleicht einen Beruf in dieser Richtung gewählt. 

Doch ganz gleich, ob es Rechnungen sind, Steuerangelegenheiten, Lieferantenbestellungen oder andere Dinge, die bei Selbstständigen typischerweise im Büro erledigt werden: All das ist ebenso wichtig wie beispielsweise eine neue Speise zu kreieren, Gäste zu begrüßen oder vergleichbare Aufgaben zu übernehmen. Sachen, die tatsächlich einzigartig für die Tourismusbranche sind.

Wenn das jedoch dazu führt, dass die Büroarbeit liegenbleibt, hat dies mehrere Effekte:

  • Diese unschöne Arbeit liegt immer wie ein Schatten über allen anderen Arbeiten, 
  • die Arbeit wird mit jedem Tag umfangreicher, wird mehr Zeit verschlingen und je größer dieser "Berg" wird, desto größer wird die Unlust, ihn abzuarbeiten.

Viele Tourismustreibende müssen sich aufgrund dieser Abwärtsspirale am Monats- oder Quartalsende zwangsweise für mitunter mehrere Tage im Büro "verbarrikadieren", um beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung und andere Arbeiten endlich zu erledigen. 

Dabei kann es so viel einfacher sein: Eine halbe Stunde täglich reicht in aller Regel vollkommen aus. Wer sich eine solche feste Bürozeit diktiert, geht jeden Tag für diesen Zeitraum ins Büro. Es ist nicht so wichtig, dass man dabei immer alles erledigt. Die Effizienz geschieht hier über die Stringenz. Niemals wird sich ein Aufgabenberg zu hoch auftürmen, wegen dem man tagelang zum reinen Büroarbeiter werden muss.

Tipp: Je weniger man Büroarbeit mag, desto eher sollte man sie an den Tagesbeginn legen. Dann verbleiben danach nur noch angenehmere Aufgaben. 

Digital so umfassend wie nur möglich informieren

Wohl jeder Selbstständige in der Tourismusbranche kennt es: Ein erklecklicher Anteil von Anrufen, E-Mails und sonstigen Nachrichten von potenziellen Gästen ist eigentlich überflüssig. Werden dort doch Dinge erfragt, die offensichtlich sind. Wer dies kennt, der weiß auch, wie viel Zeit sich pro Tag, Woche, Monat summiert, um solche Fragen zu beantworten. Ganz vermeiden lassen sich solche Fragen sicher nicht, wohl aber deutlich reduzieren.  

Hier kommt der eigene Web-Auftritt ins Spiel - so klein er vielleicht sein mag. Eine solche Präsenz sollte unbedingt einen FAQ-Bereich besitzen: Frequently Asked Questions, also häufig gestellte Fragen. Und Tatsache ist, dass die hier beantworteten Fragen gar nicht umfangreich genug sein können. Tatsächlich empfiehlt es sich sogar, im Netz ein sogenanntes W-Fragen-Tool zu bemühen, um selbst die "unmöglichsten" Fragen zu finden. 

Hierbei gilt wirklich, dass es keine selbsterklärenden Fragen gibt. Jedes noch so offensichtliche Detail sollte erläutert werden - denn was auf diese Weise im Netz steht, müssen Gäste nicht durch Anrufe oder Mails erfragen. Die FAQ-Seite ist deshalb wie eine gute Büroassistenz. 

Tipp: Sofern es möglich ist, sollte man von jeder anderen genutzten Plattform ebenfalls auf diese FAQ-Seite verweisen; etwa bei Buchungsportalen.